Het beheren van al je zakelijke accounts is bijna een dagtaak. Logisch dat steeds meer ondernemers er voor kiezen om social media beheer en web analytics uit te besteden. In dit artikel ga ik uitleggen hoe je je zakelijke accounts kunt delen met een bedrijf zonder onnodig toegang te geven tot vertrouwelijke informatie.
De meest voorkomende accounts die je gaat delen
Elk platform heeft zijn eigen manier hoe ze met inloggen om gaan. En aangezien er letterlijk honderden platformen zijn is het onbegonnen werk om alle opties te bespreken.
Time2Choose wordt sinds 2012 account gegevens toevertrouwd om zo efficiënt te kunnen werken aan het succes van onze cliënten. Zodoende heb ik al het een ander de revue zien passeren. In de praktijk zijn het slechts een aantal accounts die altijd gedeeld worden met je online marketing bureau naar keuze.
Ik vind het belangrijk dat klanten altijd zelf de regie houden en niet “gegijzeld” kunnen worden. Enerzijds omdat ik het beste voor heb met mijn klanten uiteraard, anderzijds zodat de verantwoordelijkheden duidelijk verdeeld zijn.
Laten we eerst gaan doen waar je voor gekomen bent!
Google account
Je Google account geeft toegang tot een scala van fantastische tools die Google gratis beschikbaar stelt. Bijna iedereen heeft een privé Google account, bijvoorbeeld voor YouTube of Gmail.
Voor zakelijke doeleinden is het wenselijk om een aparte Google account aan te maken. Hier is niet een @gmail.com email-adres noodzakelijk, je kunt ook je eigen mail gebruiken. Bijvoorbeeld [email protected].
Om een account aan te maken, surf je simpelweg naar google.nl en klik je rechtsboven op de blauwe knop inloggen. Vervolgens zie je dit:
Als je een account hebt kun je hier direct inloggen. Zo niet, klik je linksonder op “account maken” en kies je voor de optie “voor het beheren van mijn bedrijf” aangezien we een zakelijk account willen.
Je sturen aan op het aanmaken van een @gmail.com adres, maar je kunt kiezen voor de optie “Mijn huidige emailadres gebruiken”. Ik vind het belangrijk om balans te vinden tussen veiligheid én bruikbaarheid. Lees mijn vorige blog om je accounts veilig te houden terwijl je nooit meer hoeft te zoeken om een wachtwoord.
Het voordeel van dedicated emailadres voor je Google account, is dat als je deze deelt je niet direct toegang geeft tot vertrouwelijke emails. Met je Google Accounts kun je onder andere gebruik maken van diensten als:
- Google Analytics
- Google Mijn Bedrijf
- Google Maps
- Google Ads
- Google Merchant Center
- YouTube
Google Analytics
Om een bedrijf toegang te geven tot je Google Analytics account, hoef je NIET je wachtwoord te delen. In plaats daarvan, geeft het betreffende bedrijf jou hun specifieke emailadres door. Jij voegt deze toe en bepaald welke rechten je wilt geven aan dat account.
Als je bent ingelogd in Google Analytics klik linksonder op het tandwiel icoon (beheerder of admin) en klik op gebruikersbeheer/user management in de kolom account, property of view.
Over het algemeen is het gebruikelijk dat je toegang verleent op account niveau. Als jij meerdere websites exploiteert waarvan je de gegevens niet wilt delen, kun je ook op property niveau, of zelfs op view niveau toegang verlenen.
Nadat je op “user management” geklikt hebt kom je op een overzicht waar alle “account permissions” staan. Klik rechtboven op de + in de blauwe cirkel om een gebruiker toe te voegen.
Let goed op de vinkjes. Voor een second opinion of advies is “read & analyze” voldoende. Bij een bevestigde samenwerking geef je ook “edit” en “collaborate” rechten. De optie “manage users” dien je ten alle tijde voor jezelf te houden. Zodra je iemand deze rechten geeft, kunnen ze je uit je eigen account verwijderen.
Vervolgens klik je op “add” rechtboven en krijgt de andere partij keurig een mailtje met bevestiging.
Zo geef je veilig toegang tot je Google Analytics account zonder je wachtwoord te delen. En kun je ten alle tijde de rechten weer intrekken bij het beëindigen van een samenwerking om je vertrouwelijke bedrijfsdata te waarborgen.
Google Ads
Wanneer je een bestaande Google Ads account hebt, kun je deze gemakkelijk delen zonder je wachtwoord te geven. Het is aanbevolen te kiezen voor een officiële Google Partner, zoals Time2Choose. Hiervan mag je verwachten dat het online marketing bureau gebruik maakt van een “multi-client center account” ofwel een MCC account.
Jij hoeft alleen je 10-cijferige Google Ads nummer (XXX-XXX-XXXX) door te geven wat je kunt vinden rechtsboven in je scherm als je ingelogd bent. Vervolgens krijg jij een melding van Google. Zo makkelijk kan het gaan.
Vergelijkbaar met Google Ads, biedt Facebook ook een aparte manier van inloggen aan. Om Facebook te kunnen gebruiken heb je een persoonlijke account nodig. Dit account, wil je eigenlijk niet delen omdat er zoveel persoonlijk informatie in zit. Je vrienden, privé gesprekken, foto’s etc. Gelukkig hoeft dat ook niet.
Om je social media beheer uit te besteden heeft het betreffende bureau alleen toegang nodig tot je bedrijfspagina. Dat doe je door naar je bedrijfspagina te gaan als je zelf bent ingelogd en te klikken op instellingen -> paginarollen.
Je kiest de passende rol die je wilt toekennen en de nieuwe beheerder krijgt een melding van Facebook. Zo deel je toegang tot je Facebook Business Page zonder je privé inloggegevens te delen.
Met LinkedIn heb je een soortgelijke situatie. Je LinkedIn profiel is strikt persoonlijk. Net als op Facebook is het mogelijk om je bedrijf te profileren middels een Business Page. Hier geef je beheerdersrechten van, zonder het wachtwoord te geven van je persoonlijke profiel.
Hier vul je mijn naam in en LinkedIn stuurt een melding waarna je pagina beheert kan worden zonder je wachtwoord te delen.
Voor het delen van de toegang tot je Instagram account zul je wel gewoon je accountnaam en wachtwoord moeten verstrekken. Zorg hierbij voor een sterk, uniek wachtwoord zoals “4cTdKQnHLhCRun7L”. Toegegeven, redelijk moeilijk om te onthouden. Maar belangrijker is dat het moeilijker is te hacken. Gebruik een password-manager zoals LastPass om je wachtwoorden te genereren en veilig op te slaan.
Voor het delen van de toegang tot je Twitter account zul je wel gewoon je accountnaam en wachtwoord moeten verstrekken. Zorg hierbij voor een sterk, uniek wachtwoord zoals “bS3tYCjwUI4dnClu”. Toegegeven, redelijk moeilijk om te onthouden. Maar belangrijker is dat het moeilijker is te hacken. Gebruik een password-manager zoals LastPass om je wachtwoorden te genereren en veilig op te slaan.
Voor het delen van de toegang tot je Pinterest account zul je wel gewoon je accountnaam en wachtwoord moeten verstrekken. Zorg hierbij voor een sterk, uniek wachtwoord zoals “Ycyg5TF8l49QfKN1”. Toegegeven, redelijk moeilijk om te onthouden. Maar belangrijker is dat het moeilijker is te hacken. Gebruik een password-manager zoals LastPass om je wachtwoorden te genereren en veilig op te slaan.
Meer accounts, meer wachtwoorden
Zoals je leest, val ik wat in herhaling. Voor de meeste andere platformen zul je je gegevens moeten delen. Natuurlijk is het handig om voor elke account hetzelfde e-mailadres en wachtwoord te gebruiken, maar de geschiedenis heeft ons geleerd dat datalekken bestaan. En je wilt niet dat wanneer 1 account gelekt is, AL je accounts gevaar lopen.
Met een wachtwoord-beheerder zoals LastPass minimaliseer je risico zonder in te leveren op gebruiksgemak. Je deelt je accounts met gepast vertrouwen in je nieuwe online marketing bureau wanneer je toegang verleent om diensten als website ontwikkeling, zoekmachine optimalisatie, adverteren, analytics of social media hulp te kunnen afnemen.
Beëindigen bestaande samenwerking
Wanneer je kiest voor Time2Choose, bestaat de kans dat je afscheid neemt van een andere partij. Vergeet niet om verleende toegang in te trekken van partijen die geen bijdrage meer leveren aan je succes. En verander de wachtwoorden van accounts die je gedeeld hebt, voordat je een nieuwe partij toegang verleent. Zo is er achteraf geen sprake van verwarring en zijn de verantwoordelijkheden duidelijk verdeeld.
Een fijn gevoel voor alle partijen.
Bedankt voor je aandacht!
Dit was het alweer. Je hebt vandaag geleerd hoe je online accounts het best kunt delen met externe partijen. Kom je er niet uit? Je hoeft het niet zelf te doen, kies voor Time2Choose. Mis je behandeling van specifieke accounts? Stuur me een mail en dan voeg ik het toe.
Als dit bericht je heeft geholpen, zou ik het waarderen als je het deelt op je sociale netwerken, zo helpen we elkaar allemaal een beetje.
